Ingrid Benjamins Virtual Assistant

Hoe pak je het samenwerken met een Virtueel Assistent (VA) aan?

Je hebt wel eens gehoord van VA’s, maar nog nooit met zo’n assistent samengewerkt. Hoe kun je er nou achter komen hoe je dat aanpakt? Wát is belangrijk? Wannéér schakel je een assistent in die waarmee je virtueel samenwerkt? Wáár zoek je een virtueel assistent, of, waar vind je ze? Deze compacte basischecklist helpt je meteen al op weg.

1. stel jezelf de volgende vragen voor je in gesprek gaat met een VA:

  • bepaal je feitelijke uurtarief (zie ook mijn blog Je uurtarief verhogen door samen te werken).
  • maak een *@#%!- lijst (een lijst met taken die jij vervelend vindt en graag uit handen wilt geven).
  • kies 3 taken uit die lijst waarvan je feitelijke uurtarief gewoonweg te hoog is en bepaal je opdracht/project.

* tip: pak je persoonlijkheidstesten erbij (Strengthfinder, Kolbe A, Brick Myers, etc.), kijk welke taken je nu uitvoert maar niet passen bij je profiel. Grote kans dat je ze daarom vervelend vindt.

  • hoeveel tijd is nodig voor de opdracht/project? Deel de opdracht of het project op in fases, helemaal als het uit meerdere taken bestaat.
  • ga je alles of bepaalde onderdelen van de opdracht/project door een VA laten doen? Bepaal hoeveel uren dit voor de VA zal zijn per dag, week of maand.

2. denk na over hoe jij werkzaamheden wilt uitbesteden en plan met de VA die je op het oog hebt een intakegesprek:

  • spreek samen de opdracht/project door en de verwachtingen die jij en de beoogde VA hebben.
  • bepaal samen de gewenste contactmomenten en de tools.
  • maak de wijze van tussentijdse terugkoppelingen helder.
  • zo wordt tijdens een intakegesprek sneller duidelijk of de beoogde VA het meest geschikt is voor de opdracht of het project.

3. hoe ziet de financiële kant van de samenwerking er uit?

  • bespreek samen het maximale aantal uren voor de opdracht/project.
  • maak afspraken over de facturatie vóór de VA aan de opdracht/project begint.

4. en gaat je VA binnenkort van start? Bereid je verder als volgt voor:

  • teken de overeenkomst met alle afspraken die de VA voor jullie samenwerking heeft opgesteld.
  • verwerkt de VA persoonsgegevens doordat deze je website beheert, toegang heeft tot je CRM-systeem of e-mailmarketing voor je regelt? Laat de VA dan een verwerkersovereenkomst opmaken of maak er zelf één op.
  • maak samenvattende informatie van de opdracht/project.
  • maak (nieuwe) beheeraccounts aan voor je VA en stuur instructies en inloggegevens naar je VA.

5. doe na afloop een eindevaluatie

  • koppel na beëindiging van de opdracht de werkzaamheden terug aan je VA (vaak vraagt de VA er ook om).

Wil je weten hoe jij en ik kunnen samenwerken? Wil je weten via welke netwerken je VA’s kunt vinden? Neem dan vandaag nog contact met me op via onderstaande knop!

Checklist samenwerking met een Virtual Assistant
keyboard_arrow_up
protected by reCAPTCHA
Privacy - Terms