fbpx
Hoe koppel je zakelijke e-mail


Als Virtual Assistant wordt ik voor hele uiteenlopende werkzaamheden benaderd.
Sommige van die werkzaamheden zijn ook voor anderen uitermate interessant.
Vandaag dé tip voor het werken met je zakelijke e-mail.

Voor ondernemers is er een eenvoudige manier om zakelijke e-mails in te laden in een e-mailprogramma

Start-up
Onlangs begeleidde ik een opdrachtgever in de start-up van haar onderneming. Zij had haar bedrijfsnaam als domeinnaam geclaimd en was nog niet van plan een website te laten maken of te gaan bloggen. Toch wilde zij met haar onderneming kunnen starten en daarvoor was het structureren van enkele organisatorische zaken nodig. Onder meer het kunnen e-mailen met cliënten. En dat kan dan natuurlijk, ook als je alleen nog maar een domeinnaam hebt.

Mijn opdrachtgever kon via haar domein-partij de claim van de domeinnaam uitbreiden met losse pakketten. Voor haar was de volgende stap een e-mailpakket. Het is gebruikelijk dat je je bedrijfs-domeinnaam, en met name je website, koppelt aan één of meerdere e-mailadressen.

Via je website (ik gebruik als voorbeeld: www.ditismijnwebsitenaam.nl) kun je verschillende zakelijke e-mailadressen aanmaken, die eindigen op …@ditismijnwebsitenaam.nl. Zo zijn je bedrijf en een e-mailadres altijd herkenbaar én bovendien staat dit erg professioneel.


Mogelijkheden
Ontvangen van e-mails op je zakelijke e-mailadres kan op een aantal manieren:

  • inloggen op je webmail. Meestal via een link zoals: www.ditismijnwebsitenaam.nl/webmail.
  • e-mail laten doorsturen (forwarden) naar een ander e-mailadres, bijvoorbeeld Hotmail of Gmail.
  • je zakelijke e-mail account koppelen aan een e-mailprogramma, bijvoorbeeld Gmail of Outlook waar je je e-mail inlaadt, leest en beantwoordt.

Bij de eerste twee manieren blijft alle e-mail die je ontvangt, bewaard op de server. De server waar ook je website staat. Die website bestaat uit veel bestanden die samen een flink aantal MB’s in beslag nemen. Het gevolg van bewaren van je e-mail op dezelfde server als je website betekent dat er nog wat MB’s bij komen. En dat heeft weer gevolgen voor de ruimte die jij op de server hebt gekocht. Deze ruimte raakt zo al snel vol.

Je kunt dit voorkomen. En daarvoor is die derde manier: je zakelijke e-mail koppelen aan een e-mailprogramma. Zoals Gmail. Je e-mails blijven dan in Gmail bewaard in plaats van op de server! Daarnaast is het grote voordeel van Gmail dat je daar ook je e-mailhandtekening in kunt stellen en je e-mail een opmaak kunt geven, wat allemaal niet in je webmail kan.


Hoe werkt koppelen? Stap voor stap:

  • Ga naar je Gmail-account in gmail.com (nog geen Gmail-account? Maak er dan eerst een aan)
  • Ga naar het tandwiel-icoon rechts bovenin je account, klik er op en ga naar Instellingen
  • Je ziet een rij met tabbladen: ga naar het tabblad Accounts & import
Stap 1 voor e-mail
Via deze tab-pagina regel je dat zakelijke e-mails worden ingeladen én kunnen worden verzonden vanaf je Gmail-account.

1. Zakelijke e-mail inladen in Gmail

  • Scroll naar beneden tot dat je aan de linkerkant ziet staan: E-mail bekijken uit andere accounts
  • Klik daar op Een e-mailaccount toevoegen
  • Er opent een pop-up (zie hieronder)
  • Vul het volledige zakelijke e-mailadres in dat je gaat gebruiken
  • Klik op Volgende
Stap 2 voor e-mail
  • Klik op het rondje voor E-mail importeren uit mijn andere account (POP3)
  • Klik op Volgende
Stap 3 voor e-mail
  • Vul in het volgende scherm bij Gebruikersnaam je volledige zakelijke e-mailadres in
  • Daaronder het wachtwoord dat je ontvangen hebt via je hostingpartij (of webdesigner)
  • Bij je wachtwoord staat ook je POP3-server-adres
  • Vul dat in
  • De poort kun je op 110 laten staan
  • Klik op Account toevoegen
Stap 4 voor e-mail

Done! Je zakelijke e-mail komt direct binnen in je Gmail-account.

2. Zakelijke e-mail verzenden in Gmail

  • Ga naar/blijf in het tabblad Accounts & import
  • Boven de optie E-mail bekijken uit andere accounts staat de optie Mail verzenden als
  • Klik op de link (nog een) E-mailadres toevoegen waarvan je eigenaar bent
  • Er opent weer een pop up
  • Vul bij naam je gewenste (eigen) naam, bedrijfsnaam of iets anders in waardoor je herkent over welk e-mailadres het gaat én anderen jou herkennen
  • Zorg dat het vinkje bij Beschouwen als alias uitgeschakeld staat
  • Klik daarna op Volgende stap
Stap 5 voor e-mail
  • Vul bij SMTP-server het adres in dat je van je hostingpartij (of webdesigner) ontvangen hebt
  • De poort blijft op 587 staan
  • Vul bij Gebruikersnaam je volledige zakelijke e-mailadres in en daaronder je wachtwoord
  • De optie Beveiligde verbinding via TLS moet aangevinkt zijn
  • Klik op Account toevoegen
Stap 6 voor e-mail

Yes! Je kunt Gmail meteen gebruiken om je zakelijke e-mail te lezen én te beantwoorden


Nog meer e-mailaccounts via Gmail beheren
Zo kun je in totaal vijf verschillende zakelijke e-mailadressen (en zelfs van verschillende websites) in Gmail inladen. Als je een nieuw e-mailbericht aanmaakt, kiest Gmail bij het ‘Van’-adres standaard je Gmail-adres. Daar achter staat een pijltje. Klik daar op en zie de andere e-mailadressen verschijnen. Selecteer het e-mailadres van waaruit je wilt gaan sturen. De e-mail wordt dan vanaf dat e-mailadres verzonden. Dit doe je ook als je een e-mail beantwoordt.

In onder meer Outlook en Hotmail is dit ook mogelijk. De te nemen stappen zijn iets anders, maar de instellingen zullen hetzelfde zijn.

Kun jij ook wel wat hulp gebruiken bij je start-up of je administratie? Ik regel het graag voor je.

Neem vrijblijvend contact met me op via onderstaande button.

keyboard_arrow_up
protected by reCAPTCHA
Privacy - Terms